Gondolt már arra, hogy amikor bankszámlakivonatot vagy más személyes iratot kidob a szemétbe, azzal esetleg szabad utat ad egy bűnözőnek? Ez még akkor is így van, ha a papírt összetépi kidobás előtt, mivel ez még korántsem adatvédelem.
Ma már nem feltétlenül kell zárak feltörésére, ablakok betörésére gondolnunk, ha lopásról van szó. Jelen társadalmunkban a bűnözők egy része ennél sokkal kifinomultabb módszerekhez folyamodik annak érdekében, hogy szert tegyen mások javaira. Ezzel szemben kizárólag az adatvédelem nyújt megfelelő megoldást.
Az adatokkal való visszaélés pénzügyileg nehéz helyzetbe hozhat bárkit hosszú évekre. Cég esetén akár ennél jóval komolyabbá is válhat az ügy, aminek során végig Önnek kell bizonyítania ártatlanságát. Ezért fontos az adatvédelem.
Identitáslopás és az ezzel való visszaélés
Néhány évvel ezelőtt az identitáslopást még csak az akciófilmekből ismerhettük, ma azonban már sajnos életünk részévé vált, ami ellen védekezni kell. Csak az adatvédelem nyújt megfelelő megoldást.
Akkor beszélhetünk identitáslopásról, ha valamely személy vagy cég bizalmas adatait egy kívülálló személy megszerzi, majd ezeket felhasználva visszaélést követ el. Ez lehet nagy összegű hitelfelvétel, illetve számos más kellemetlenség, amelyek súlyos helyzetbe hozzák az egyént vagy a vállalatot.
Ez olyan helyzet, mely ellen egyféleképpen lehet védekezni, adatvédelem révén. Meg kell előzni, hogy bárki hozzáférjen a bizalmas információkhoz. Legfontosabb tudnivaló, hogy a szemetes nem az a hely, ahová elévült hivatalos papírjainkat kidobhatjuk.
Hogyan jutnak adataink a csalók kezébe?
Az adatvédelem sokkal fontosabb a hétköznapokban, mint gondolnánk. El sem tudjuk képzelni, hogy az identitáslopással foglalkozó csalók milyen kiterjedt hálózatot tartanak fenn annak érdekében, hogy adatokhoz jussanak.
Ezek a szervezetek úgy épülnek fel, hogy bizonyos emberek kifejezetten a kidobott papírok átkutatására koncentrálnak. Szó szerint a szemetet kutatják át annak érdekében, hogy rátaláljanak a kidobott papírokra.
Leggyakoribb papírok, melyeket felhasználhatnak ellenünk:
- banki kivonatok
- közüzemi számlák
- személyes levelek
- biztosítási papírok
- nyugták
Vállalatok esetében még súlyosabb a helyzet, hiszen itt olyan papírok is a csalók kezébe juthatnak, amelyek még szélesebb körű információkat tesznek elérhetővé számukra. Tehát az adatvédelem a cégek szempontjából még fontosabb kérdés.
Leggyakoribb céges papírok, melyek felhasználhatók:
- pénzügyi adatok
- címlisták
- alkalmazotti listák
Azok a vállalatok, ahol az adatvédelem nem kap elegendő hangsúlyt, a csalók számára aranybányának bizonyulhatnak.
Érdekes információ, hogy a hazai vállalkozások több mint 10 százaléka ezeket a bizalmas iratokat a napi hulladékkal együtt kezeli. Ez valójában az adatvédelem teljes hiánya.
Érdemes tisztában lenni azzal, hogy a magyarországi vállalkozásoknak már az egyötöde legalább egyszer hátrányt szenvedett, illetve ügyfeleket vesztett pusztán az adatlopás következtében. Ez megfelelő adatvédelem által teljes mértékben megelőzhető lenne bárki számára.
Az adatvédelem alapjai
Az elévült vagy feleslegessé vált dokumentumokat minden esetben megfelelő módon kell megsemmisíteni kidobás előtt.
Ez az egyetlen módja annak, hogy ezeket a csalók képtelenek legyenek felhasználni a későbbiekben.
Adatvédelem szempontjából két kategóriát különböztetünk meg, a személyes dokumentumokat, valamint az üzleti dokumentumokat.
Az alábbi személyes dokumentumokat érdemes megsemmisíteni az adatvédelem érdekében:
- banki folyószámla-kivonatok
- régi csekkek
- közüzemi számlák
- lejárt bankkártyák, hitelkártyák
- okiratok másolatai
- önéletrajzok
- nyugták
Céges dokumentumok, melyeket érdemes megsemmisíteni az adatvédelem érdekében:
- számlák
- bankszámlakivonatok
- ügyfelek és leendő ügyfelek listái
- alkalmazottakkal kapcsolatos dokumentumok
- nyugták
- marketing- és fejlesztési tervek
Mit tehetünk még a cégen belül az adatvédelem érdekében?
Vállalaton belül érdemes saját szabályokat hozni az adatvédelem érdekében, valamint gondoskodni kell arról, hogy ezeket a szabályokat a dolgozók és a vezetők egyaránt betartsák.
Az adatvédelem szabályzatával kapcsolatos információk:
- Az adatvédelem szabályai legyenek pontosan leírva, és legyenek hozzáférhetők.
- Minden megsemmisítésre váró dokumentum legyen ellátva egy erre a célra kialakított jelzéssel.
- A dokumentumok tárolása nyújtson megfelelő védelmet, csak azok számára legyen hozzáférhető, akik erre jogosultak.
- A kidobásra ítélt dokumentumokat semmisítsék meg.
- A vásárlók és ügyfelek személyazonosságát mindig alaposan ellenőrizni kell.
Természetesen az adatvédelem sarkalatos pontjai vállalatonként változhatnak, ezért az ezzel kapcsolatos tevékenységeket nagy gondossággal kell megtervezni.
A papír alapú dokumentumok és az adatvédelem
Még napjainkban is nagyon sok papír alapú dokumentummal kerülünk kapcsolatba, így ezeknek a megsemmisítése nagyon fontos momentum az adatvédelem szempontjából.
A papírokmányok megsemmisítése iratmegsemmisítővel történik, ám ezek között is nagyon sokféle létezik, így a választás nem mindig könnyű.
Az iratmegsemmisítők különbözősége eltérő biztonsági szintet jelent.
Iratmegsemmisítő típusok megsemmisítés szempontjából:
- csíkvágás
- konfettivágás
- mikro konfetti vágás
- szuper mikro konfetti vágás
A szuper mikro konfetti vágás jelenti a legmagasabb biztonsági fokozatot, ezeket a készülékeket többnyire az államigazgatási szektorban használják.
A csíkvágás alapfokú dokumentumvédelmet nyújt, ez adatvédelem szempontjából főként személyi használatra javasoljuk.
Iratmegsemmisítő vásárlása során a leírásban általában szerepel, hogy milyen felhasználók számára javasolt az adatvédelem ellátására. Ahhoz képest érdemes választani, hogy az iratmegsemmisítő személyi használatra, kisirodába vagy otthoni irodába, illetve közepes irodába vagy nagyvállalat számára szükséges.
A dokumentumok megsemmisítése minden esetben az adatvédelem alapja, az ezen való takarékoskodás jóval nagyobb kiadásokhoz vezethet a későbbiekben. Érdemes elővigyázatosnak lenni, hiszen a felkészültség minden esetben védelmet nyújt az adatlopással szemben.