Kedves Olvasó!
Régen elmúlt már az az idő, amikor az emberek tollat ragadtak,és…
…vagy mégsem?? Ha jobban belegondolunk, még mindig a papírra vetett jegyzet a legfontosabb. Vagy újra a legfontosabb. Érdekes folyamat tanúi lehetünk a XXI. században: egyszerre indul hatalmas és rohamosan gyors fejlődésnek az elektronikus levelezés, jegyzetelés; dokumentumaink elektronikus formában való elmentése. Már elfogadottak az elektronikusan hitelesített változatok, aláírások. Ugyanakkor – vagy talán éppen ezért – egyre fontosabbak számunkra a kézzel fogható, papír alapú dokumentumok. Amit papírra vetünk, az „nem vész el” a rengeteg információ között. Hiszen a fénykép is (újra) fontos – a rengeteg digitális képet már fel sem tudjuk dolgozni, nem tudunk elmélyülni sem a képekben, sem a leírt szövegekben, ha túl sokat látunk belőlük. Információs társadalmunkban lassan a kézzel fogható lesz az, amibe „kapaszkodhatunk”.
Ezt bizonyítja, hogy az irodákban még ma is a papíralapú termékekből fogy a legtöbb. Érdemes megfontolni, mi az, amire papírt áldozunk – hiszen a mai világban a környezettudatosság az információs társadalom mellett a legfontosabb kulcsszó.
Ami fontos, azt mindenképpen papírra vetjük. Kinyomtatjuk, lefénymásoljuk, lefűzzük, mert akkor nem tűnhet el egy közös meghajtóról, egy sokak által használt gépről, nem törölheti ki vagy írhatja felül véletlenül senki sem, és az informatikai redszer összeomlásakor sem kell kétségbeesnünk.
A létfontosságú papír
Nem túlzás: egy iroda hatékony és olajozott működéséhez valóban létfntosságú a papír alapú termékek pótlása, beszerzése. Mindig legyen készleten:
- fénymásolópapír: tudjuk, hogy enélkül valóban megáll az élet – és a munka – az irodában (érdemes színes másolópapírokat is tartani, mert jól használhatóak iratrendezéshez: színes lapokkal valóban elválasztjuk a különböző típusú/témájú dokumentumokat).
- boríték (több méretben) és csomagolóanyag: mert egy iroda postai forgalma (még) mindig jelentős. Ne feledkezzünk meg az ünnepi üdvözlőkártyákról vagy a nagyobb méretű postai küldeményekről sem: tartsunk elegánsabb borítékokat és szilikonos bélésnyomott kivitelt is!
- etikett címke: az irodai rendszerezéshez és a rendszer fenntartásához nélkülözhetetlen segítség. Többféle méret és forma közül választhat, hogy praktikusan felcímkézhesse iratrendezőit!
- jegyzettömb: az íróasztal örök tartozéka. Mindig akad valami sürgős feljegyeznivaló, fontos telefonszám, ötlet, teendő.
- post-it: a legjobb emlékeztető, hiszen felragaszhatjuk bárhová (a számítógép monitorjára, egy mappa vagy lefűzött dokumentum elejére). A színes post ittel még jobban felhívhatjuk a figyelmet az adott információra/teendőre – semmi sem felejtődhet el!
- iratrendezők és mappák: egy átlátható, logikusan rendszerezett irodai polcon a felcímkézett, akár színkóddal megjelölt mappák sorakoznak (például: piros mappa: lezárt ügyek, sárga: folyamatban lévők, zöld: még hátralévő, új, anyaggyűjtés alatt álló ügyek). Egy fiók kinyitásakor nem hegyekben állnak a papírok, hanem mappákban/függőmappákban elhelyezve, felcímkézve, hogy minden dokumentum könnyen és gyorsan fellelhető legyen!
Töltse fel irodai (papír)készletét még ma – csupán néhány kattintással ITT! Ne feledje: sokszor az apró részleteken, az apróságnak tűnő dolgokon múlik a siker. Fontos, hogy azok a kiegészítők, amelyek megkönnyítik a rendszerezést és a munkafolyamatokat, mindig kéznél legyenek.
Üdvözlettel:
a depot.hu csapata