A hétköznapokban rengeteg papír alapú irattal van dolgunk, amit minden esetben érdemes rendszerezni. Ennek az az oka, hogy elég pár eset, amikor elsiklik a figyelmünk a dokumentumok felett, és már rögtön nem tudjuk, mi hol van, vagy hogy melyik iratra is van igazából szükségünk.
Az iratmegsemmisítő gép nagyon hasznos, nagy súlyt vehet le a vállunkról az iratok rendezése közben. De mikor éri meg beszerezni egyet? Egyáltalán milyen dokumentumokat érdemes megsemmisíteni vele? Ha ilyen, vagy ezekhez hasonló kérdések vannak a fejedben a géppel kapcsolatban, akkor jó helyen jársz. Ugyanis ebben a cikkben a legsűrűbben előforduló kérdésekre igyekszünk válaszolni.
Mikor éri meg iratmegsemmisítőt gépet venni?
Mielőtt beruházol egy ilyen szerkezetre, érdemes végig gondolnod azt, hogy pontosan mire is szeretnéd használni. Egyáltalán van elég felesleges iratod otthon, amiért megérné megvenni egy iratmegsemmisítő gépet?
Ezek a szerkezetek akkor jönnek igazán jól, ha sok papír alapú dokumentummal foglalkozol a munkád során. De akkor is jól jöhet, ha több év alatt összegyűlt lejárt vagy egyszerűen felesleges irat között kell rendet teremtened, vagy az irodába szeretnél iratmegsemmisítőt szerezni.
Hiszen egy munkahelyen garantáltan van annyi felesleges papír – vagy olyan dokumentum, aminek törvényileg elő van írva a megsemmisítési kötelezettsége – hogy egy ilyen gép hasznosnak bizonyulhasson.
Mit érdemes megsemmisíteni vele?
Jogosan merülhet fel a kérdés, hogy pontosan milyen iratokat érdemes megsemmisíteni. A listánk első helyezettjei azok a dokumentumok, amik elérhetőek számodra elektronikus formában is. Hiszen ezek az iratok bármikor újra nyomtathatóak, ezért papírformában csak foglalják a helyet a fiókokban.
Amit még érdemes lehet egyből megsemmisíteni, azok az érzékeny adatokat tartalmazó iratok. Ide tartozik minden dokumentum, amin rajta van a neved és a lakcímed, a bankkártyád száma vagy egyéb olyan információ, amit nem szívesen osztasz meg. Ugyanide tartozik minden olyan irat, amin a vállalkozásod vagy munkahelyed érzékeny adatai szerepelnek.
Érzékeny információkat tartalmazhatnak a befizetett számlák, a lejárt garancia papírok, bankkártyás fizetés esetén a nyugta, szerződések, együttműködési megállapodások, éves beszámolók, személyes okmányok, céges pályázatok, és az adópapírok is.
A céges érzékeny adatokat tartalmazó iratok kezelését a GDPR is szabályozza
Az üzleti jellegű, szenzitív információkat tartalmazó dokumentumokat mindenképp meg kell semmisíteni a törvény szerint. Hiszen, ha ezeket az iratokat csak simán kidobjuk, azzal törvénysértést követünk el.
Leginkább a családi vállalkozások tulajdonosainak figyelmét szeretnénk erre felhívni, hiszen a legtöbb hanyagul kezelt, szeméttelepen landolt érzékeny információt tartalmazó dokumentumot ezek a vállalkozások dobják a szemétbe – legalábbis is a Inspira Research közleménye szerint[1].
Mit nem érdemes iratmegsemmisítő gépbe rakni
Legelőször is azokat a dokumentumokat, amik vagy nem léteznek digitális formátumban, vagy nehezen lehet őket újra kézhez kapni – például kórházi zárójelentéseket.
Továbbá olyan anyagú tárgyakat, amiktől az iratmegsemmisítő gép potenciálisan elromolhat. Ilyen például az iratokat összefűző gémkapocs, cellux, ragtapasz vagy egyéb ragadós/nyúlós anyagú dolog a papírokon.
Úgy gondolod, hogy szükséged lenne egy iratmegsemmisítőre? Ez esetben nyugodtan nézz körül kínálatunkban, ahol több típus közül is válogathatsz. Akár otthoni, akár irodai használatra tervezel ilyen gépet szerezni, nálunk megtalálod a számodra ideális iratmegsemmisítő gépet! ITT
[1] alon.hu: Tele vannak a kukák személyes adatokkal – https://www.alon.hu/orszagos-hirek/2019/11/felmeres-meg-mindig-sok-erzekeny-adatot-tartalmazo-papir-kerul-a-szemetbe-megsemmisites-nelkul