Habár az archiválás senkinek nem tartozik a kedvenc feladatai közé, az újabb esztendő immáron beköszöntött. Előző cikkünkben írtunk már arról, hogy milyen fontos az év végi lomtalanítás az irodában. Ám ugyanilyen lényeges feladat az archiválás is, mielőtt belefognánk az újabb teendőkbe.
A rendezés során nem szabad elfelejteni, hogy digitális korban élünk, tehát nem csak papír alapú dokumentumokkal dolgozunk a mindennapok során. Kiemelt gondot kell fordítani az elektronikus feljegyzések megfelelő rendszerezésére is.
Sorakoznak, sokasodnak…
Az adattárolás során hosszú idők óta hatékony segítőtársak a nagy méretű iratrendezők. Ezekben bőséges hely jut a számtalan, tárolásra váró akta számára, amelyek így nem vesznek el később a számos, különböző dokumentum között, amelyek az évek számával csak tovább gyarapodnak.
Érdemes egy külön tárolót alkalmazni az olyan iratok számára, amelyek bár már nem aktuálisak, előfordulhat, hogy még szükség lesz rájuk az évkezdés során. Így könnyebbé válik a későbbi archiválásuk, mégis mindig kéznél vannak, amikor kell.
Belül tágasabb, mint kívül
A digitális archiválásban a pendrive-ok a tárolás mesterei. Ezek az apró kütyük egyszerűen használhatóak és rengeteg memória áll rendelkezésre, hogy a legfontosabb dokumentumokat tároljuk rajtuk. Használatukkal rengeteg helyet és időt spórolhatunk meg.
A pendrive-ok másik nagy előnye, hogy a hatékonyabb rendezés érdekében könnyedén felcímkézhetőek. Ilyen módon nem kell attól tartani, hogy a különböző célokra fenntartott adattárolók káoszában végül elvesszenek adok az információk, amelyekre éppen szükségünk volna.
A hatékony archiválás kulcsa a következetesség. Néhány egyszerűen beszerezhető eszközzel ráadásul ezt a következetességet a jövőben is gyerekjáték lesz fenntartani. Kezdjen tiszta lappal és legyen igazán produktív a 2019-es esztendőben is ezekkel az egyszerű mégis nagyszerű módszerekkel.