Napjainkban már nem ismeretlen probléma, hogy egyre inkább kimerítjük a Föld energiatartalékait. Nem meglepő, hogy mindenki igyekszik környezettudatosabban élni legyen szó az otthonáról vagy az irodára. Korábban már mi is írtunk cikket a témában. Most azonban egy jóval specifikusabb kérdést feszegetünk, amivel mindannyian sokat tehetnénk a bolygó védelméért.
A papírmentes iroda, vagy egyáltalán a papírmentes munkahely gondolata vonzónak hangzik. Azt azonban már kevesebben gondolják, hogy ez megvalósítható lenne. Kétségtelen, hogy egy ilyen elgondolás életre keltése nem kis feladat. De lássuk, milyen lehetőségek állnak rendelkezésre, ha mégis erre törekednénk. És vajon mennyire lehet elhagyni a papír használatát egy irodában?
Milyen lehetőségek állnak rendelkezésre a papír helyett?
Korunk mindennapjaiban, a digitalizáció egyre szélesebb körű terjedésével sok esetben már nem is használunk papírt. Gondoljunk csak a telefonba vezetett bevásárló listákra, vagy az elektronikus levelezésre. Tehát a lehetőség adott, hogy az adminisztráció nagy részét erre az útra tereljük.
A papíron vezetett dokumentációk elhagyása ráadásul nem csak azért előnyös, mert kevesebb szeméttel jár. Bizonyára az Ön irodájában is akad olyan polc, ami olyan mappákkal és tárolókkal van tele, amelyek az archívumot tartalmazzák. Ha ezeket adathordozókon vagy felhő alapon tárolja, akkor ezeknek a teli polcoknak is búcsút inthet, így rengeteg helyet spórolhat.
Arra is számtalan lehetőség kínálkozik, hogy a különböző ügyintézési folyamatok is elektronikusan történjenek meg. Rengeteg esetben már most is e-mailben egyeztetünk, elektronikusan küldünk dokumentumokat és a számlákat is elkészíthetjük könnyedén számítógépen. A számlákat ráadásul sokkal gyorsabb online elküldeni az ügyfeleknek, mint ha személyesen vagy postán juttatnánk el hozzájuk.
Miért fontos a környezettudatosság egy cég számára?
A környezettudatosság bevezetése a munkahelyen sok szempontból előnyös lehet a vállalkozás számára. Egyrészt rengeteg pénzt spórolhat meg ilyen módon. Hiszen a papírmennyiség csökkentésével ritkábban lesz szükség utántöltésre, újabb tárolókra, a brutális mértékű szemétről és annak elszállításáról már nem is beszélve.
Az így fennmaradó összegeket költheti megújuló energiaforrásokra, fizetésemelésre de akár az iroda felújítására is.
Egy olyan munkahely, ami gondos fordít a környezetvédelemre, a nagyközönség szemében is jobb képet kaphat. A szakmai értékelésekbe ugyanis beleszámít az is, hogy a munkáltató által üzemeltetett helyiség mennyire felel meg a fenntarthatóság szempontjainak. Tehát az erre való törekvés az üzleti viszonyokra is pozitív hatással lehet.
Emellett azzal, hogy a digitalizáció útjára lép, sokkal gördülékenyebb és korszerűbb munkafolyamatok jöhetnek létre. Mennyivel egyszerűbb és gyorsabb, ha nem kell minden esetben személyesen megjelennie mindenhol, nem igaz? Bizonyos esetekben természetesen szükséges a személyes találkozó. De még így is rengeteg időt megtakaríthat azzal, ha nem kell folyton utazni, csak hogy részt vegyen egy néhány perces procedúrán.
A tartós eredmények érdekében persze nem érdemes sürgetni a dolgokat. A hirtelen történő nagy változások komolyan felboríthatják a megszokott rendet egy munkahelyen. Célszerűbb inkább kis lépésekben haladni. Már egészen apró változtatásokkal is sokat tehet a bolygó védelméért és a fenntarthatóbb munkahely kialakításáért.
Ha szeretné csökkenteni az irodában a papír felhasználását, ahhoz szüksége lesz a megfelelő berendezésekre is. Webáruházunkban széles kínálatból választhatja ki a modern iroda legfontosabb kellékeit, melyekkel igazán gördülékeny lehet a munka.